Indirekter Vertriebskanal AHB/RF Richtlinie zu Reisen & Bewirtung

 1. Flugreisen

a) Reisezeitraum. Bei der Organisation von Flugreisen, die dazu dienen, dass Angehörige der Heilberufe (“AHB“) oder Regierungsfunktionäre (“RF”) an einer Veranstaltung teilnehmen können, sollte bedacht werden, dass die Aufenthaltsdauer die offizielle Dauer der Veranstaltung nicht überschreiten soll. AHB/RF sollten nicht früher als ein Tag vor Veranstaltungsbeginn eingeflogen werden und nicht später als am Tag nach Veranstaltungsende abfliegen. 

b) Persönliche Reisen. Der Indirekte Vertriebskanal darf weder selbst noch durch Anweisungen an seine dritten Dienstleister die Organisation einer persönlichen Reise oder für oder durch einen AHB/RF entstandene Ausgaben einstehen (z. B. organisieren, buchen, bezahlen). 

c) Reiseklasse. Die maximale zulässige Reiseklasse für AHB/RF-Flüge. 

d) Alle Flugreisen müssen mit kommerziellen Fluggesellschaften gebucht werden. 

2. Übernachtungen

a) Übernachtungen dürfen einem AHB/RF in denjenigen Situationen bereitgestellt werden, in denen folgende Bedingungen erfüllt sind:Aufenthaltsdauer. Nur die zur Teilnahme an der Veranstaltung erforderlichen Nächte können dem AHB/RF bereitgestellt werden. Übernachtungen sollten nicht früher als eine Nacht vor Beginn der Veranstaltung angetreten und nicht später als eine Nacht nach dem letzten Tag der Veranstaltung beendet werden. 

b) Angemessene Hotels. Das Hotel muss angemessen und bescheiden sein, im Allgemeinen wird ein Einzelzimmer zu einem angemessenen Preis bezahlt (normalerweise sind 4-Sterne Hotels angemessen). 5-Sterne Hotels oder Hotels, die vermeintlich zur Boutique- oder Luxusklasse gehören, sind zu vermeiden. 

c) Angemessene Standorte. Das Hotel sollte sich in direkter Nähe zu der Einrichtung befinden, in der die Veranstaltung stattfindet. Das Hotel sollte sich nicht an einem Ort befinden, bei dem es sich in erster Linie um einen bekannten Urlaubs-, Ferien- oder Kurort (z. B. Ski- & Strandresorts) handelt. In der Regel werden Hotelzimmer und Steuerbeträge durch den Indirekten Vertriebskanal im Voraus bezahlt. Der AHB/RF sollte eine persönliche Kreditkarte für Nebenausgaben bereitstellen.

3. Essenseinladungen

Zum Essen darf ein AHB/RF eingeladen werden, sofern folgende Bedingungen erfüllt sind:

a) Seriöser Geschäftszweck. Die Bewirtung mit Essen findet im Rahmen der Veranstaltung statt. Essenseinladungen dürfen nicht als gesellschaftliche Anlässe dienen (keine “gastronomischen Ausflüge”).

b) Angemessen und bescheiden. Das Essen ist bescheiden und angemessen (nicht im Feinschmeckerlokal oder Restaurant der gehobenen Preisklasse). Das Aussehen und der Ruf des Restaurants bzw. der Veranstaltung, und wie sie von der Öffentlichkeit wahrgenommen wird, sollte bedacht werden. Als Leitlinie zur Erfüllung dieser Anforderungen soll nachfolgende Grafik 1 dienen, die eine eine Übersicht der Obergrenzen der Bewirtungskosten für AHB darstellt, die Stryker anwendet 

c) Gelegentlich. Das Essen findet gelegentlich und nicht häufiger als notwendig statt. Beispielsweise wäre es unangemessen, eine wöchentlich stattfindende “stammtischartige“ Abendessen mit einem AHB/RF zu unterhalten.

d) Dem Inhalt untergeordnet. Das Essen ist dem Veranstaltungsinhalt (weniger als) in Bezug auf Zeit und Schwerpunkt untergeordnet.

e) Angemessener Standort. Der Standort und die Tagungsstätte der Essensbewirtung sind der Übertragung von kommerziellen, wissenschaftlichen oder Lerninhalten förderlich. Für größere Gruppen ist ein privater Raum in Betracht zu ziehen. Standorte mit Tanzmöglichkeiten, lauter Musik, Live-Musik, Live-Sportsveranstaltungen oder anderen Unterhaltungsangeboten kommen nicht als angemessen in Betracht. Zu angemessenen Standorten gehören Tagungsräume eines Hotels, private Speisesäle oder ruhige Tische in einem Restaurant, einer Betriebstätte von Stryker oder in den Büroräumn des AHB’s/RF.

f) Keine Unterhaltung. Das Essen ist nicht Teil einer Freizeitveranstaltung und beinhaltet keine Unterhaltung oder Freizeitveranstaltung. 

g) Wahrhaftiges berufliches Interesse. Es dürfen nur AHB/RF mit einem wahrhaftigen beruflichen Interesse an der Veranstaltung bewirtet werden. Ehepartner, Gäste oder Mitarbeiter der AHB/RF oder andere Personen, die kein wahrhaftiges berufliches Interesse an der Veranstaltung haben, dürfen nicht bewirtet werden.

h) Kosten für Räumlichkeiten und Audio-/Video-Schaltungen. Verbundene Kosten, einschließlich Miete für Räumlichkeiten und Audio-/Video-Schaltungen, sind deutlich von den Bewirtungskosten getrennt anzuführen.

i) Keine “Kneipenbummel“. Ein Geschäftsessen (sei es Abendessen, Mittagessen oder Frühstück) sollte nicht an mehr als zwei Standorten pro Mahlzeit stattfinden. Es ist nicht zulässig mit einem AHB/RF “einen Kneipenbummel“ zu machen.

j) Getränke. Gelegentlich ist es angemessen, im Rahmen einer Veranstaltung ein alkoholisches Getränk mit einem AHB/RF zu sich zu nehmen. Es ist bei der Wahl der Tagungsstätte sowie bei Ausmaß und Menge der Getränke Sorge zu tragen, dass nicht der Eindruck entsteht oder der Anschein erweckt wird, dass es sich bei der Interaktion um ein gesellschaftliches Ereignis handelt.

4. Bodenbeförderung

Der Indirekte Vertriebskanal kann dem AHB/RF angemessene, zur Teilnahme an der Veranstaltung erforderliche Bodenbeförderung bereitstellen. Bodenbeförderung kann ein Taxi oder Auto sein. Falls der AHB/RF ein Privatfahrzeug benutzt, darf der Indirekte Vertriebskanal die als üblich anerkannte gesetzliche Kilometerpauschale erstatten.

Reisen mit Nahverkehrszügen in der ersten Klasse ist innerhalb Europas zulässig.

Mieten von Mittelklassewagen ist zulässig.

Der Indirekte Vertriebskanal kann die dem AHB/RF durch die Teilnahme an der Veranstaltung entstandenen Parkgebühren bezahlen.

5. Persönliche Ausgaben und Unterhaltungskosten

Persönliche Ausgaben haben die AHB/RF selbst zu tragen. Darunter fallen unter anderem: Minibar-Ausgaben, Filme und Nebenausgaben.

Wäschereidienstleistungen sind nur erstattungsfähig, wenn sie im Rahmen einer länger andauernden Veranstaltung (eine Woche oder länger) entstanden sind.

Ausgaben für Unterhaltung sind von dem AHB/RF selbst zu tragen. Der Indirekte Vertriebskanal darf für den AHB/RF keine Planung, Organisation, Buchung oder Bezahlung von Unterhaltung begünstigen. Dazu gehören, unter anderem: Skifahren, Golf, Tennis, Bootsfahrten, Museen, Besichtigungen, Städtereisen, Sport- und kulturelle Veranstaltungen. 

6. Ausgaben für Ehepartner oder Gäste der AHB/RF

Indirekte Vertriebskanäle (oder eine andere als Vertretung des Indirekten Vertriebskanals handelnde Person oder Gesellschaft, wie ein Reisebüro) dürfen keine Reisen, Übernachtungen oder andere Kosten (z. B. Planung, Organisation, Buchung oder Bezahlung) für Ehepartner, Kinder oder Gäste des AHB/RF oder für eine andere Person, die kein wahrhaftiges berufliches Interesse an den auf der Veranstaltung ausgetauschten Informationen hat, begünstigen.